1×1 FÜR OFFICE-SETUPS: SO TEILEN SIE GROßE DATENMENGEN MIT ANDEREN

Sie müssen große Dateien oder Dateisammlungen weiterleiten? Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten – und nicht jede davon erfordert den Kauf neuer Hardware.

Im Berufsleben kann es immer wieder mal notwendig sein, Kollegen und Kolleginnen Dateien weiterzuleiten. Handelt es sich nur um Kleinigkeiten wie ein einzelnes Dokument, kann man einfach eine Mail oder eine Messenger-Nachricht verschicken. Möchten Sie anderen jedoch größere Datenmengen zur Verfügung stellen, kommt diese Methode nicht in Frage. Wir stellen Ihnen drei Optionen vor.

Option 1: Cloud-Speicher

Das Internet hat uns einige nützliche Errungenschaften beschert. Eine der größeren Errungenschaften der vergangenen Jahre ist Cloud-Speicher: Bei diversen Anbietern besteht die Möglichkeit, mehrere Gigabyte an Daten in die Cloud zu verfrachten. Sie sind dann - bei Bedarf - immer noch lokal auf Ihrem Computer gespeichert, aber auf einem externen Server finden sich die entsprechenden Kopien. Jeder, der per Internet Zugang zu Ihrer Cloud hat, kann dann auf diese Daten zugreifen.

Dank automatischer Synchronisation muss niemand einzelne Dateien aktiv herunterladen. Sobald Sie etwas in einem Ordner ablegen, der für die Cloud freigegeben ist, wird es automatisch hoch- und anschließend bei den Kollegen und Kolleginnen heruntergeladen. Die Menge an verfügbarem Cloud-Speicher ist jedoch begrenzt. Wer die Dienste kostenlos nutzen möchte, dem stehen in den meisten Fällen nur wenige Gigabyte zur Verfügung. Soll es mehr sein, kommen Sie nicht drum herum, Geld auszugeben.

Option 2: Ein lokales Netzwerk samt Server

Gerade in größeren Büros ist es sinnvoll, ein lokales Netzwerk (LAN) einzurichten und alle PCs darin einzugliedern. Dann besteht die Option, Daten direkt von einem Computer zum anderen zu transferieren. Per Ethernet-Kabel sind alle Rechner indirekt miteinander verbunden, da sie Teil desselben Netzwerks sind – und mit den Kabeln können nicht nur Daten aus dem Internet übertragen werden, sondern auch lokale.

Möchten Sie Dateien mit mehreren Leuten teilen, kann es jedoch lästig sein, sie jedem einzeln zu schicken. In dem Fall hilft ein zentraler Server (oder ein NAS, ein ans Netzwerk angeschlossenes Speichergerät wie eine externe Festplatte) mit großzügig bemessenem Speicher aus. Einfach die Daten dorthin transferieren und schon kann sie sich jeder Mitarbeiter direkt vom Server auf den eigenen PC ziehen. Im Grunde funktioniert das Ganze ähnlich wie Cloud-Speicher, nur dass in diesem Fall alles lokal gespeichert wird und nicht extern.

Option 3: Externe Festplatten nutzen

Zwar mögen sie in der heutigen Zeit etwas altmodisch anmuten, aber externe Speichermedien wie USB-Festplatten oder USB-Sticks haben nach wie vor ihre Daseinsberechtigung. Denn was ist zum Beispiel, wenn Sie jemandem große Dateien zukommen lassen müssen, der nicht mit Ihnen in einem Büro sitzt (sodass die LAN-Option wegfällt), und einer von Ihnen beiden nicht die allerschnellste Internetleitung hat? Die Nutzung einer Cloud wäre dann mit sehr langen Upload- respektive Download-Vorgängen verbunden, die die gesamte verfügbare Bandbreite für sich beanspruchen, und damit nicht ideal. Sofern die Person nicht allzu weit entfernt wohnt und Sie sie persönlich sehen können, sind externe Speichergeräte die praktikablere Lösung.

Die mobilen Datenträger gibt es heutzutage als Modelle mit mehreren Terabyte Speicherplatz und dank USB 3.0 lassen sich Dateien schnell per USB-Kabel vom Computer auf die Festplatte und umgekehrt übertragen. Sie sind dennoch klein und handlich, passen also in fast jede Tasche und lassen sich somit überall mit hinnehmen. Es mag vielleicht nicht die schnellste Option zum Datenaustausch sein, weil Sie sich eben mit der anderen Person treffen müssen, um ihr die Festplatte zu überreichen (sofern Sie sie nicht per Post verschicken möchten). Wenn aber die anderen beiden Möglichkeiten nicht in Frage kommen, ist dieser Weg eine gute Alternative. Außerdem bietet eine externe Festplatte den Vorteil, dass Sie große Dateien komplett auslagern und nicht auf Ihrem PC speichern müssen. So haben Sie mehr freien Platz auf Ihren internen SSDs beziehungsweise HDDs. Es empfiehlt sich aber, rechtzeitig ein Backup anzulegen.

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